導入のきっかけはなんですか？

 経理部では、各葬儀会館で発行した領収書（約6,000枚／月）を取り纏め印紙税を計算して申告納付を行っています。
 領収書は手書きで枚数も多く、担当者が残業しないと処理できないほど手間がかかっていたため、効率化する仕組みはないかAID社に相談したところ、手書きの領収書を読み取るOCRシステムと読み取ったデータから印紙税を集計するツールの提案を受け、要件に見合ったものを安価に実現できることがわかり導入に至りました。
（経理部　部長　大島氏）

導入システムの構成

本システムは次の３つで構成されています。
 ①領収書を読み取るスキャナ
　　：　Kodak製『スキャナi2900』
 ②帳票ＯＣＲソフト　　　　
　　：　NTTデータ製『Prexifort-OCR』
 ③印紙税集計ツール　　　　
　　：　AIDが開発（Access）

手書き文字をデータに変換する精度が重要になりますが、実際の領収書をお借りして複数のOCRソフトで読み取り検証を行った結果、最も精度の高かった帳票OCRソフト『Prexifort-OCR』＋『Kodak製スキャナ』を提案させていただきました。 また、印紙税集計ツールで手書き文字の誤変換をチェック・修正できるようにすることで、データの修正から印紙税の集計までの一連作業をスムーズに行えるよう工夫しました。
（AID担当者）

導入の効果はいかがですか？

①作業時間の短縮

システム導入前は担当者がほぼ１ヶ月かけて行っていましたが、システム導入時より葬儀会館が増え、領収書の枚数が更に増えている現在でも残業する必要がなくなり、大幅に作業時間の短縮が図られました。

②正確性の向上

印紙税の集計作業が正確で素早く行えるようになりました。以前は担当者が目視でチェックするしかなく、確認が充分でないこともありました。

③在宅でも作業が可能

領収書をスキャナで読み取りさえすれば、以降の作業は在宅で行えます。システム導入時は全く想定していませんでしたが、コロナ禍で在宅勤務をせざるを得ない状況において思わぬ効果がありました。

工夫した点はありますか？

 読み取り精度が高まるとアドバイスをいただきましたので、領収書のレイアウトを変更しました。
具体的には①領収日付や金額の記載欄に枠を設け、②今までフリーで記載していた入金種別欄は選択方式で『✓』のみ記入するようにしました。その効果は出ています。しかし、数字であっても書き手の癖があって誤変換してしまうことがあるため、各葬儀会館の担当者にはできるだけ丁寧に書いてもらうよう、お願いもしています。
（経理部　部長　大島氏）

今後システムやAIDへ期待することはありますか？

 システムを導入してから操作にも慣れ、安定して運用できています。これからはインボイス制度に向けた領収書のレイアウト変更、領収書以外の帳票でのOCR利用等、環境変化に応じてシステムのレベルアップを図っていく必要があると考えています。また AI-OCR等、読み取り技術が進展しているとも聞きました。これからも適宜情報提供いただき、アドバイスをお願いしたい。
（経理部　部長　大島氏）

AID担当者からの一言

 最初は当社製品である「領収書発行システム」へのお問い合わせがきっかけでしたが、製品では課題が解決できないことがわかり今回のような独自ソリューションを提案させて頂きました。

 これからもお客様の業務課題に対し、さまざまなご提案を行って参りますので、どうぞよろしくお願いいたします。